簡  介

秘書室在學校組織系統中，係屬幕僚單位。其業務除辦理各項校務行政工作外，並承校長之命，溝通協調本校各單位業務之推行。

本室工作，舉凡校長、副校長交辦和機要事務、文稿核定、重要會議之籌畫與召開、單位間之協調與溝通、校外公關活動、新聞媒體發佈等，均屬祕書室之業務範疇。
故就功能而言，秘書室兼具「校務規劃者」、「協調溝通者」、「計畫執行者」等多重身份，同時更具備因應環境重大變故之「危機事件處理者」的功能。

未來展望

秘書室為秉承校長及副校長指示，協調各單位工作推展的幕僚單位，除經常性的業務外，未來計畫充實的目標有下列數項：

• 重要計畫之擬訂與執行。
• 重要校務規章之研訂與修正。
• 加強與新聞界之聯繫、協調及公關聯絡事宜。
• 各相關委員會之幕僚作業事宜。
• 校務行政自動化之推展與協調。
• 續推動公文分層負責，簡化行政作業流程，提昇本校行政效率。

業  務

校長室相關業務

• 校長行程之安排
• 校長電話之接聽
• 校長重要文件之建檔與管理
• 各界首長、貴賓資料建檔
• 校長函件收發與管理
• 校長中、英文信函及應酬文之撰擬與繕寫
• 各項請柬、賀卡之製作與寄發
• 校長機要事務處理與各項請購

文書處理

• 全校公文、稿件等之審閱、查核與代決
• 全校性公告事項之繕擬及張貼
• 學校年度簡報資料之收集、彙整、繕打及裝訂
• 校長室、秘書室公文傳遞
• 本校中文簡介及校訊之編印協助
• 校長中、英文信函及應酬文之撰擬與繕寫
• 英文簡介之編印協助

校務發展

• 擬定中長期發展計劃，並配合校務發展計劃，協調各單位策定年度發展項目

管制考核

• 上級機關或校長或會議重要決議案之追蹤管制
• 各單位年度工作計劃之彙整及追蹤管制
• 督學視導及科大評鑑報告中有關建議改進事項，本校相關單位改進情形及管制追蹤
• 校長室申訴電話之登記、處理及追蹤

會議承辦

• 校務會議、行政會議、校務發展委員會、擴大行政會議、教育部評鑑綜合座談會議、性別平等委員會、教師申訴評議委員會等會議之通知、會議紀錄與提案等相關資料彙整及發送
• 經費稽核委員會議通知

評鑑視導

• 鑑視導重點項目相關資料之收集、彙整、繕打、裝訂及分送相關單位
• 評鑑視導程序表暨工作分配及聯繫等相關事宜
• 綜合座談會議之通知及紀錄

其他

• 貴賓及團體蒞校參訪資料及協助接待
• 不屬各處室之綜合業務簽辦及彙整
• 臨時交辦事項